‘Graag zsm je mening tav het rapport tbv het mt’. Wat staat hier nou eigenlijk? Welke van deze afkortingen kun je beter vermijden in je zakelijke teksten? En waarom is dat belangrijk?

Elke tekst die je schrijft, heeft een doel. Om dat doel te bereiken, moet je tekst helder, aantrekkelijk, gepast en correct zijn. Een zin als ‘Graag zsm je mening tav het rapport tbv het mt’ is in elk geval niet helder, niet aantrekkelijk en niet correct, en mogelijk ook niet gepast – maar dat hangt af van het soort tekst en de doelgroep. In een informeel mailtje aan een collega met wie je een goede band hebt, kan het gepast zijn, maar in veel andere gevallen is dat niet het geval.

Puzzelen

De zin is niet correct omdat sommige afkortingen niet juist zijn geschreven. Maar ‘Graag z.s.m. je mening t.a.v. het rapport t.b.v. het mt’ is nauwelijks duidelijker. (Ja, mt is als afkorting van managementteam met kleine letters.) Je zet je lezer flink aan het puzzelen met al die afkortingen, en dat maakt je tekst moeilijker te lezen. In deze zin staan bovendien een paar afkortingen die meerdere betekenissen kunnen hebben; je lezer moet dan kiezen: bedoel je ter attentie van of ten aanzien van? En ter bevordering van, ten bate van, ten behoeve van, ter beschikking van of ten bedrage van? De context geeft voldoende informatie om de juiste keuzes te maken, maar het kost wel extra tijd.

Soorten afkortingen

Dat betekent niet dat je nooit afkortingen mag gebruiken; of dat wel of niet kan, hangt af van het soort afkorting. Er zijn drie soorten afkortingen:

• Afkortingen van het type z.s.m.
• Afkortingen van het type mt
• Afkortingen van het type pgb

Afkortingen vermijden

Afkortingen van het type z.s.m. kun je het best vermijden. Dit zijn afkortingen die je bij het voorlezen van een tekst meestal niet letter voor letter lees, maar voluit. Oftewel: als in een zin z.s.m. staat, en je leest de zin voor, zul je eigenlijk altijd zo snel mogelijk zeggen. Veel van dit soort afkortingen kun je overigens vervangen door één woord.

Afkortingen gebruiken

Afkortingen van het type mt kun je prima gebruiken. Het gaat hierbij om algemeen gebruikte afkortingen die fungeren als eigennaam (of dat zelfs zijn). Je moet wel zeker weten dat de afkorting bekend is bij je lezer. Andere voorbeelden van afkortingen die je zonder problemen kunt gebruiken zijn VVD, pc, WW.

Afkortingen introduceren

Afkortingen van het type pgb kun je gebruiken als je ze eerst introduceert. De eerste keer dat je de afkorting gebruikt, leg je die uit. Dat wil zeggen dat je de term voluit schrijft, met de afkorting tussen haakjes: persoonsgebonden budget (pgb). Daarna kun je afkorting gewoon gebruiken. In een lang rapport kan het handig zijn om daarnaast een lijst van veelvoorkomende afkortingen op te nemen; dan kan je lezer daar kijken als hij halverwege toch even niet meer weet wat een afkorting betekent.

Meer weten?

Wil je meer weten over helder en duidelijk schrijven? Boek dan een training Efficiënt schrijven of een individuele schrijfcoaching. Dat kan allebei ook heel goed online.