De onderwerpregel is vaak een beetje een ondergeschoven kindje bij e-mails, is mijn indruk. Veel mensen blijven antwoorden op oude mails, waardoor de onderwerpregel en het daadwerkelijke onderwerp niets meer met elkaar te maken hebben, onderwerpregels zijn te algemeen of onduidelijk. Maar hoe moet het dan wel?

Wees duidelijk

De eerste tip is: wees duidelijk. Niet zozeer voor jezelf, als wel voor je lezer. Heeft die genoeg aan ‘Bestelling’? Vaak niet. Noem bijvoorbeeld het product, het bestelnummer en het bezittelijk voornaamwoord uw of mijn. Dan is duidelijk wie wat besteld heeft. Dus: ‘Bedankt voor uw bestelling met bestelnummer 20493’.
Let hier vooral ook op bij nieuwsbrieven. Ik krijg best vaak nieuwsbrieven met als titel ‘Nieuwsbrief 14’. Bij de school van mijn kinderen is dat niet zo erg, maar voor een bedrijf dat wil dat ik klant bij ze word of blijf, vind ik het minder handig. Zeg liever waar het in die nieuwsbrief over gaat. Ook kun je eventueel je bedrijfsnaam noemen in de onderwerpregel. Bijvoorbeeld: ‘Hoe schrijf je een goede onderwerpregel?’ | Nieuwsbrief van AV Taaltraining’.

Wees kort

Een onderwerpregel moet niet te lang zijn. Bij brieven was vroeger het advies: maximaal 5 woorden. Bij e-mails kan het wel wat langer, maar het moet makkelijk op één regel kunnen. Maak de onderwerpregel in elk geval niet langer dan echt nodig is.
Als je een nieuwsbrief verstuurt, heb je vaak de mogelijkheid om ook een verkorte inhoud weer te geven. Hou er rekening mee dat dit lang niet in alle e-mailprogramma’s goed zichtbaar is.

Denk aan de inhoud

Denk aan de inhoud van je mail, en stem je onderwerpregel daarop af. Hou daar dus ook rekening mee als je antwoordt op een oude mail: past die onderwerpregel nog bij de inhoud van je bericht? Veel mensen antwoorden op zo’n oud bericht omdat dat een makkelijke manier is om het juiste e-mailadres te vinden. Dat is natuurlijk prima, maar als je over iets heel anders mailt, delete dan alle oude inhoud en begin opnieuw.

Hou het neutraal

Wees in je onderwerpregel neutraal, zeker als je eigenlijk slecht nieuws te brengen hebt. Als een bestelling later geleverd kan worden dan gepland, kun je als onderwerpregel bijvoorbeeld gebruiken ‘Uw bestelling met bestelnummer 70.493’. In het bericht zelf breng je dan het slechte nieuws.

Spelling en emoji’s

Controleer altijd ook nog even de spelling van de onderwerpregel. Begin in elk geval met een hoofdletter. Meestal staat er geen punt aan het eind van de onderwerpregel, maar er is niet zo veel bezwaar tegen om dat wel te doen. Als je onderwerpregel een vraag is, moet er natuurlijk wel een vraagteken staan.
Veel programma’s (en zeker programma’s voor het versturen van nieuwsbrieven) bieden de mogelijkheid om emoji’s in de onderwerpregel te gebruiken. Beperk dat in elk geval tot maximaal één emoji, en bedenk goed of het wel past bij de uitstraling van je bericht en organisatie.

Meer weten?

In de training Zakelijk e-mailen gaat het natuurlijk ook over het schrijven van een goede onderwerpregel.