Een e-mail waarin je vragen beantwoordt, is een heel veelvoorkomend type bericht. De vragen kan je per mail of telefonisch hebben gekregen. Hoe zorg je voor een goede opbouw en toon van zo’n mail?

Opbouw

Het doel van deze e-mail is meestal informeren: je geeft de ander informatie over een bepaald onderwerp. In sommige gevallen kan je mail ook overtuigend zijn, bijvoorbeeld als je iets aan de lezer wilt verkopen. De e-mail heeft natuurlijk een inleiding, kern en slot, zoals alle langere teksten.

Inleiding

In de inleiding noem je eerst de vraag die je beantwoordt. Verwijs naar de e-mail waar je op reageert of het telefoongesprek dat je hebt gehad. Vertel ook dat je die vraag of vragen in deze mail gaat beantwoorden.

• Vanochtend belde u mij met de vraag of wij een personeelsfeest kunnen organiseren. In deze mail vertel ik u graag wat de mogelijkheden zijn.
• Hartelijk dank voor uw vragen van 12 november over onze werkzaamheden. Graag vertel ik u daar meer over.
• Op 7 maart stelde je me een paar vragen over het nieuwe project. Hieronder zal ik die een voor een beantwoorden.

Kern

In de kern van je mail beantwoord je de vraag of vragen van de lezer. Zeker als het meerdere vragen zijn, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat duidelijk is welke vraag je precies beantwoordt. Je kan dat bijvoorbeeld doen door die vragen uit de oorspronkelijke mail over te nemen en ze als tussenkopjes in de kern van je mail te gebruiken. Je kan eventueel links toevoegen naar websites waar de lezer meer informatie kan toevoegen. Als je de lezer iets wilt verkopen, moet je natuurlijk ook een duidelijk aanbod doen.

Slot

Een standaardzin om mee af te sluiten is Ik hoop dat uw / je vragen hiermee beantwoord zijn. Geef ook altijd aan hoe de lezer je kan bereiken als je toch nog vragen hebt. Een zin als Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd is erg formeel en ouderwets.

Toon

De toon van zo’n mail is natuurlijk altijd beleefd en vriendelijk. Of je u of jij gebruikt, hangt vooral af van de relatie die je met de lezer hebt. Verder moet je ervoor zorgen dat de toon die je gebruikt, past bij het bedrijf waar je werkt, zeker als je ‘naar buiten’ mailt. Je vertegenwoordigt dan immers ook je organisatie.