Veel mensen die iets moeten schrijven, openen een nieuw bestand en willen meteen gaan schrijven. De meesten beginnen dan gewoon maar ergens, en denken en schrijven tegelijk. Er zijn ook mensen die lang blijven nadenken over een goede eerste zin. Beide methodes zijn niet erg efficiënt. Je kunt het schrijven van een tekst beter opdelen in drie fases: voorbereiden – schrijven – redigeren. Dat vergroot de kans enorm dat je een goede tekst schrijft.

Voorbereiden

Eigenlijk is de voorbereidende fase de belangrijkste. In deze fase bedenk je waar je tekst eigenlijk over gaat. Je denkt na over het soort tekst, je hoofdboodschap, het doel van de tekst en de lezer. Dat schrijf je op in een schrijfplan – digitaal of op papier, afhankelijk van wat je zelf het prettigst vindt. Op deze manier maak je duidelijk wat de kaders van je tekst zijn. Het kan ook handig zijn om vast na te denken over de lengte van je tekst. Het maakt nogal verschil of het gaat om 1 of om 20 pagina’s tekst.

Vervolgens verzamel je de informatie die je nodig hebt voor het schrijven van de tekst. Het is handig om vast zo veel mogelijk bij de hand te hebben; dat scheelt enorm veel tijd bij het schrijven. Selecteer ook in die informatie. Combineer daarvoor wat je weet over doel, hoofdboodschap en lezer: Welke informatie heeft je lezer nodig om ervoor te zorgen dat jij je doel bereikt en de hoofdboodschap overkomt? Die informatie moet in je tekst terechtkomen, niet meer en niet minder.

Het laatste wat je doet in de voorbereidende fase, is een voorlopige opzet maken voor de structuur van je tekst. Op welke manier neem je je lezer logisch mee van begin naar eind? Je kunt daarvoor bijvoorbeeld een mindmap gebruiken. Als hoofdstructuur kun je vaak goed een piramidevorm gebruiken, maar daarbinnen wisselt het sterk per tekst wat de beste volgorde is. Het loont enorm om daar goed over na te denken.

Schrijven

Als je een goed schrijfplan hebt, kun je gaan schrijven. Dat is dan eigenlijk alleen nog maar het uitwerken van je schrijfplan. Het kan daarbij overigens gebeuren dat je toch nog iets verandert in de structuur, omdat je gaandeweg merkt dat je iets toch fout had ingeschat. Naarmate je vaker van tevoren nadenkt over de structuur, zul je minder vaak aanpassingen maken. Je zult bij het schrijven ook merken dat dit (veel) makkelijker gaat dan wanneer je meteen gaat schrijven. Het schrijfplan geeft je houvast – ook als je bijvoorbeeld onderbroken wordt. En kom je niet uit een bepaald onderdeel? Werk dan eerst verder aan iets waar je wel uitkomt. Een groot voordeel van teksten schrijven op computers, is dat je niet meer lineair hoeft te werken.

Als je een eerste versie van je tekst af hebt, leg die dan even weg – zeker als het een belangrijke tekst is. Lees daarna de hele tekst nog eens door, en let daarbij vooral op duidelijkheid en de inhoud. Komt je boodschap over? Herschrijf waar nodig. Je kunt in dit stadium (bij de eerste of tweede versie) ook feedback vragen aan een collega. Zeg er wel bij dat je vooral feedback op de inhoud wil, anders loop je kans dat je wel iets hoort over een onschuldige tikfout, maar niet over een lastig te lezen alinea.

Redigeren

Als je tevreden bent over de opbouw en inhoud van je tekst, kun je de puntjes op de i gaan zetten in een redigeerronde. Dat is het moment om kritisch naar je spelling en formuleringen te kijken. Ook hierbij kun je natuurlijk feedback vragen aan een collega. Dat is zeker verstandig als spelling niet je sterkste punt is. De spellingcontrole redt je immers niet altijd.

Al met al levert het schrijven in fases je veel op: je tekst wordt er (veel) beter en duidelijker van, en je bent sneller klaar. Bij veel mensen helpt het ook om korter te zijn. Dat is niet zo vreemd: doordat je weet waar je naar toe gaat, kun je doelgerichter schrijven.

Meer weten?

Het werken in fases komt aan de orde in de trainingen Zakelijk e-mailen, Efficiënt schrijven en natuurlijk in een Individuele schrijfcoaching. Als je beter wilt leren spellen, kijk dan eens naar mijn online spellingtrainingen.