Bij zakelijk e-mailen speelt ook e-mailetiquette een rol. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met de juiste aanhef en afsluiting van je mail, maar ook met het gebruik van de knoppen aan, cc en bcc. Dat zijn drie verschillende manieren om mails te versturen. Welke kies je wanneer?

Aan

Bij aan zet je de namen van alle ontvangers die echt iets ‘moeten’ met je e-mail. Degenen van wie je een antwoord verwacht, bijvoorbeeld. In welke volgorde je de namen zet, is meestal niet van belang; je kunt eventueel kiezen voor een alfabetische volgorde. Sommige mensen kiezen voor een hiërarchische volgorde, maar dat kan ook weer problemen geven.

CC

De afkorting cc betekent carbon copy; ze verwijst naar het carbonpapier dat bijvoorbeeld vroeger in schrijfmachines gebruikt werd om direct een kopie te maken van een getypt document. In het veld cc zet je de geadresseerden die wel op de hoogte moeten zijn van de e-mail, maar er niet direct op hoeven te reageren. Zij krijgen het bericht alleen ter kennisgeving.

BCC

BCC staat voor black carbon copy. Het is dus een geheime kopie. Je gebruikt deze functie (die je meestal handmatig moet inschakelen in e-mailprogramma’s) vooral ter bescherming van de privacy van je ontvangers. Denk aan het geval dat je externe deelnemers aan een congres allemaal mailt, of de ouders van de klas waaraan je lesgeeft. Door hun e-mailadressen bij bcc te zetten, zien de anderen niet wie de mail nog meer heeft gekregen. Bij aan zet je dan bijvoorbeeld je eigen e-mailadres, of een algemeen adres van de organisatie. In veel van deze gevallen moet je bcc trouwens ook gebruiken om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Voor nieuwsbrieven kun je beter software gebruiken die daarvoor gemaakt is.

Meer weten

Wil je meer weten over e-mailetiquette en het versturen van zakelijke e-mails? Volg dan de training Zakelijk e-mailen.