Het lijkt tegenstrijdig, maar het is echt waar: voldoende tijd nemen voor het schrijven van een mail levert je tijdswinst op. Dat hoor ik ook vaak terug bij evaluaties van trainingen. Een goede tip vinden ze vaak iets als: “Schrijf geen mails als je bij je kind zit te wachten bij voetbaltraining.”

Verleiding

Het is zo verleidelijk: je kind is aan het trainen, en je hebt even niet zo veel te doen. Of je hebt tussen twee afspraken in nog even tien minuten over. Of je zit in de metro. Kan je mooi nog snel even dat mailtje beantwoorden, zodat dat van je to-do-list af kan. En dat kan ook best, als het om een heel eenvoudige vraag gaat. Of de bevestiging van een afspraak. Maar zodra het iets ingewikkelder wordt: doe het niet!

Tijdswinst

Een goede mail schrijven kost namelijk echt even tijd. Tijd om na de denken over het doel van de tekst, en welke informatie je lezer nodig heeft om dat doel te bereiken. Tijd om helder en zakelijk te formuleren. Tijd om je mailtje na te lezen op taal- en spelfouten. Dat is even een investering. Maar het levert ook tijd op. Want als je dat doet, zal je mail veel duidelijker zijn. Dat betekent dat de kans dat je nog vragen krijgt, of meer mails nodig hebt om iemand te overtuigen veel kleiner is. En dat levert veel meer tijdswinst op dan wat je had gewonnen met dat snelle slordige mailtje tussendoor.

Goed voor je carrière

Er is nog meer winst. Zo’n mail waar je over nagedacht hebt, en die helder en aantrekkelijk geformuleerd is, komt ook professioneler over. Mensen nemen je serieuzer, en vinden je deskundiger. Dat is op zijn minst prettig, en meestal kan het ook geen kwaad voor je carrière. Diezelfde cursiste vertelde ook dat ze nu allemaal leuke klussen krijgt, ‘want jij kan het zo helder opschrijven.’

Hoeveel tijd?

Hoeveel tijd dat kost? Dat hangt natuurlijk van veel factoren af, maar 10 minuten helpt al ontzettend. En soms kan het nog sneller: het is namelijk vaak vooral even bewust stilstaan bij wat je eigenlijk wel weet. In het begin kost het vaak wat meer tijd dan wanneer je er meer aan gewend bent. Het scheelt ook als je je eigen valkuilen kent op gebied van spelling en formuleren, zodat je daar extra op kunt letten.

Meer weten?

Meer weten? Wil je ook leren minder tijd kwijt te zijn aan het schrijven van e-mails? Volg dan de minicursus Betere e-mails schrijven of een individuele schrijfcoaching.