Het is misschien wel een van de allermoeilijkste taken van een schrijver: moeilijke informatie makkelijk opschrijven. Toch is dat iets wat heel vaak voorkomt. Denk bijvoorbeeld aan een jurist die aan een cliënt moet uitleggen wat er in een contract staat, of een IT’er die een medewerker van een andere afdeling moet uitleggen hoe deze bepaalde software moet installeren. Allemaal situaties waarin je een groot verschil in voorkennis hebt; het is aan de professional om dat verschil te overbruggen. Maar hoe doe je dat? Een paar concrete tips:

1. Gebruik gewone woorden

Stap af van vaktaal en gebruik het gewone Nederlands dat je ook gebruikt als je op een verjaardagsfeestje uitlegt wat voor werk je doet. Als een bepaalde term onvermijdelijk is, leg die dan uit. Zorg er ook voor dat je zinnen kort en overzichtelijk zijn.

2. Denk van uit je lezer

Zorg voor een goede voorbereiding waarbij je bedenkt wie je tekst eigenlijk gaat lezen, en welke vragen hij of zij over het onderwerp van je tekst heeft. Welke informatie heeft je lezer nodig?

3. Spreek je lezer direct aan

Teksten zijn vaak makkelijker te begrijpen als je je lezer direct aanspreekt: gebruik dus de jij– of u-vorm. Een zin als ‘Het is belangrijk om 1,5 meter afstand te houden’ gaat minder duidelijk over jouzelf dan: ‘Je moet 1,5 meter afstand houden van andere volwassenen.’

4. Sluit aan op de situatie van de lezer

Formuleer je informatie zo min mogelijk in algemene termen, maar maak steeds de vertaalslag naar de specifieke situatie waarin je lezer zich bevindt: ‘U hebt een opzegtermijn van 1 maand, en opzeggingen gaan alleen per hele kalendermaand. Dat betekent dat als u op 24 mei opzegt, het contract op 30 juni afloopt.’ Op die manier weet je lezer precies waar hij of zij aan toe is.

Meer weten

Dit is typisch een onderwerp dat veel aan de orde komt in een inviduele maatwerktraining.