Is ‘Schrijf zoals je praat’ een goed advies? Ja, maar niet als je het letterlijk opvat. Om het advies goed te begrijpen en te kunnen toepassen, moet je eerst wat meer inzicht hebben in het verschil tussen spreektaal en schrijftaal. Daarna laat ik in een voorbeeld zien hoe je dit advies goed kunt toepassen.

Spreektaal en schrijftaal

Bij de meeste mensen is er verschil tussen hoe ze praten en hoe ze schrijven. Beide zijn natuurlijk sterk afhankelijk van de situatie (in een gesprek met vrienden praat je anders dan wanneer je een sollicitatiegesprek voert, en een appje aan je partner schrijf je anders dan een opdrachtbevestiging aan een klant), maar er zijn meer verschillen. In spreektaal maak je bijvoorbeeld vaak zinnen niet af, en bij lange zinnen maken veel mensen grammaticale fouten. Ook praten de meeste mensen eigenlijk niet in zinnen met punten en komma’s (daar zijn uitzonderingen op, maar in echt spontane spraak zijn ze zeldzaam).

Voor schrijftaal bestaan eigenlijk veel meer regels. Dan moet je opeens wél punten en komma’s gebruiken, en letten op de woordvolgorde. Ook ‘fouten’ in verwijswoorden (zoals bij dat en wat) tellen op schrift zwaarder dan bij een gesprek. Daarnaast zijn er natuurlijk de spellingregels waar je als spreker niet over na hoeft te denken en als schrijver wel. Kortom, er zijn aardig wat verschillen tussen spreek- en schrijftaal. Wat kun je nu het best gebruiken in zakelijke teksten?

Verzorgde spreektaal

Een goede zakelijke stijl wordt vaak omschreven als ‘verzorgde spreektaal’. Daarmee bedoelt men: spreektaal zoals je die gebruikt in een zakelijke situatie, maar dan in grammaticaal correcte zinnen, met de juiste spelling en met gebruik van leestekens. Een manier om dat te doen is bedenken hoe je de boodschap die je wilt opschrijven mondeling aan diezelfde lezer zou overbrengen. Wat zou je dan zeggen?

1. Nou ja, als er te weinig mensen zijn die een bepaalde behandeling nodig hebben, dan kan het natuurlijk dat de ervaring met die behandeling verloren gaat binnen een team, ofwel omdat ze dat gevoel hebben ofwel omdat ze het al meer dan een jaar niet hebben gedaan.
2. Het is echter mogelijk dat binnen een team door een te gering aantal cliënten waarbij een bepaalde behandeling moet worden uitgevoerd de ervaring is weggevallen (naar beleving medewerkers of langer dan 1 jaar geleden).

Zin 1 komt waarschijnlijk het dichtst in de buurt van wat je zegt, maar dat zo opschrijven in een adviesrapport is niet wenselijk. Zin 2 heeft een cursist van me ooit opgeschreven. Dat is erg formeel en afstandelijk – echt schrijftaal. Versie 3 hieronder is hoe ik het het liefst in een tekst zou zien.

3. Als er te weinig cliënten zijn die een bepaalde behandeling nodig hebben, kan het gebeuren dat er binnen een team niet meer voldoende ervaring is met deze behandeling. Dat is in elk geval zo als teamleden de behandeling langer dan een jaar niet hebben uitgevoerd, maar in hun eigen beleving kan het ook al eerder spelen.

Zin 3 is duidelijk formeler dan zin 1, maar minder dan 2. Bovendien is hij actiever geschreven, waardoor hij prettiger leest.

Schrijf zoals je praat

Schrijf zoals je praat moet je dus vooral niet te letterlijk opvatten. Wat we daarmee bedoelen is vooral: schrijf niet te formeel en afstandelijk, maar gebruik woorden die je in een gesprek ook zou kunnen gebruiken, en giet die in grammaticaal correcte zinnen.

Meer weten?

Wil je meer weten over helder en duidelijk schrijven? Volg dan een training Efficiënt schrijven.