Een van de kleine, maar lastige vragen bij zakelijke correspondentie is de vraag: schrijf je u of jij? En met welke aanhef combineer je dat?
Een cursist stuurde me ter voorbereiding op een training een mail die hij aan een klant had gestuurd. Die mail begon met Beste Jasper, daarna werd de lezer aangesproken met u, maar er stond ook een paar keer jullie in de mail – als het om het hele bedrijf van deze Jasper ging. Dit past wat mij betreft niet goed bij elkaar.
Formeel of informeel
U past bij formele situaties: een eerste gesprek of mail aan een potentiële klant of opdrachtgever bijvoorbeeld, of een sollicitatiebrief. Ook in de juridische en financiële wereld wordt nog vrij veel u gebruikt in contact tussen een professional en een klant. In de meeste andere situaties is in Nederland je gepaster, zeker zodra je elkaar ook al ontmoet of gesproken hebt en er geen groot verschil in hiërarchie is.
Consequent
In alle zakelijke teksten is het belangrijk om consequent te zijn, dus ook hierbij. Schrijf je u, dan hoort daar ook een formele aanhef (met achternaam) bij. Bij je past bijvoorbeeld Beste Achraf. Ook in de rest van de tekst moet je consequent zijn, dus steeds u of je. Maar wat nou als je ook een meervoud wilt gebruiken? Jullie is een informeel meervoud; dat past dus niet bij u. Daarbij gebruik je dan toch weer u; daar kun je ook meerdere personen mee bedoelen. Als je dat niet duidelijk genoeg vindt, kun je ook kiezen voor de naam van het bedrijf. Vergelijk deze voorbeelden:
Beste Achraf,
Graag kom ik terug op je mail van vorige week. […] Ik zie dat jullie nog een tweede order geplaatst hebben.
Geachte heer Ammoudi,
Graag kom ik terug op uw mail van vorige week. […] Ik zie dat u nog een tweede order geplaatst hebt.
Geachte heer Ammoudi,
Graag kom ik terug op uw mail van vorige week. […] Ik zie dat Company X nog een tweede order geplaatst heeft.
U of jij?
Er is dus geen pasklaar antwoord op de vraag: ‘Schrijf je u of jij in een zakelijke mail?’ Welke keuze je maakt, hangt af van de situatie. Belangrijk daarbij is wat gebruikelijk is in de branche waarin je werkt, en wat je relatie is met de lezer. Zorg er in elk geval voor dat je je keuze consequent doorvoert.
Meer weten?
In een training Zakelijk e-mailen gaan we natuurlijk in op deze kwestie, en ook in een individuele schrijfcoaching komt het onderwerp vaak aan bod.
