Veel mails draaien om het overbrengen van informatie. Het kan zijn dat je zelf het initiatief neemt, maar het is ook goed mogelijk dat je vragen van iemand beantwoordt. Het kan bijvoorbeeld gaan om de begeleidende mail bij een rapport of informatie over een evenement waar de lezer zich voor heeft ingeschreven.
Relatie met je lezer
Bedenk bij de voorbereiding goed wat je relatie met de lezer is en welke gevolgen dat heeft voor de inhoud en toon van je mail. Welke voorkennis heeft je lezer bijvoorbeeld over dit onderwerp? Dat speelt een belangrijke rol bij de selectie van relevante informatie. Ook kan het uitmaken of er sprake is van hiërarchie.
Inleiding
In de inleiding maak je duidelijk wat de aanleiding voor de mail is. Als je reageert op vragen van de ander, is dat niet zo moeilijk: dan verwijs je daarnaar. Als je zelf het initiatief neemt, kan het wat lastiger zijn. Bedenk goed waarom de informatie interessant is voor je lezer, en benoem dat.
Het is bijna zover! Volgende week begint uw kind aan een nieuw avontuur: het voortgezet onderwijs. Dat is voor uw kind én voor u natuurlijk heel spannend. We weten dat ouders altijd veel vragen hebben over de start van het schooljaar. In deze mail vertellen we u wat van de eerste paar weken kunt verwachten.
Kern
In de kern van de mail geef je de relevante informatie. In de voorbereiding kan het helpen om de 5 w’s en de h te beantwoorden: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Hoe je deze vragen invult, wisselt natuurlijk per e-mail. Het is ook mogelijk dat een bepaalde vraag in dit geval niet relevant is. Ga in elk geval altijd uit van de lezer: welke informatie heeft die nodig? Bij informatie over een evenement wil je lezer waarschijnlijk graag nog even de precieze data en tijden weten, maar ook het adres en hoe je daar het best kunt komen. Schrijf je een begeleidende mail bij een rapport, dan kun je kort iets over de achtergrond van het rapport vertellen, of wellicht iets over de belangrijkste uitkomsten. Daarmee maak je de lezer nieuwsgierig naar de inhoud van je bijlage.
Hoe je de kern ordent, wisselt sterk. Soms is een chronologische ordening logisch, soms kun je beter thematisch ordenen. Gebruik de verschillende thema’s dan als tussenkopjes.
Als je vragen van de lezer beantwoordt, kun je die overnemen en stuk voor stuk beantwoorden. Je kunt voor de vragen en je antwoorden dan bijvoorbeeld een andere kleur kiezen, of de vragen vet maken. Let er wel op dat dit alleen overkomt als de mail in html verstuurd en gelezen wordt. Het onderscheid tussen vraag en antwoord moet dus ook nog duidelijk zijn in platte tekst.
Slot
Bij de afsluiting van een informatieve mail geef je meestal een optie voor contact, met een zin als Als u nog vragen hebt, dan kunt u die het best per e-mail stellen door te reageren op dit bericht. Soms kun je ook verwijzen naar toekomstig contact of je lezer vragen te reageren.
Meer weten?
Wil je meer leren over het schrijven van zakelijke e-mails? Volg dan de online cursus Zakelijk e-mailen.
