In zakelijke e-mails (en brieven, als je die nog weleens schrijft), mag je gerust de woorden ik en wij gebruiken. Graag zelfs, want daarmee maak je je tekst een stuk persoonlijker.

Keuze tussen ik en wij

Het gebruik van ik en wij is eigenlijk heel intuïtief: je gebruikt wij als je echt namens je organisatie spreekt en ik als je dat niet doet. Wij past in zinnen als:

• Door de fusie kunnen wij u nog beter van dienst zijn.
• U kunt bij ons terecht voor al uw wensen op het gebied van zakelijke marketing.

Ik gebruik je als je zelf aan te spreken bent, voor vragen of verdere opmerkingen. Ook als jij echt zelf beslissingen neemt of hebt genomen, kun je ik gebruiken – al zullen sommigen het ‘veiliger’ vinden om dan wij te kiezen. Enkele voorbeelden:

• Als u nog vragen hebt, kunt u altijd contact met me opnemen.
• Ik heb uw zaak grondig bestudeerd, en ben tot de volgende conclusie gekomen.
• Graag doe ik u het volgende voorstel.

Ik en wij door elkaar

Als je bovenstaand advies volgt, staan in één mail of brief de ik-vorm en de wij-vorm vaak naast elkaar. Daar is geen enkel bezwaar tegen. Let er wel op dat je niet te vaak wisselt; dat kan erop wijzen dat je structuur niet goed is. Het is niet altijd een probleem, dus lees je tekst altijd kritisch door, en probeer te beoordelen of je te vaak wisselt. Eventueel kun je ook een collega vragen wat hij of zij ervan vindt.

Persoonlijker

Er zijn ook mensen die denken dat je woorden als ik en wij helemaal niet mag gebruiken in zakelijke correspondentie. Dat is een misvatting. Het gebruik van deze woorden maakt je juist beter zichtbaar als schrijver, waardoor je lezer zich meer aangesproken voelt en je tekst effectiever is. Ook kun je makkelijker actieve zinnen schrijven, wat je tekst leesbaarder maakt.

Wij bij een eenmanszaak

Met enige regelmaat zie ik op websites en in mails van zzp’ers ook wij staan, ook al is verder duidelijk het hier echt om een eenmanszaak gaat. Mensen vinden dat wellicht professioneler staan, omdat het om een groter bedrijf lijkt te gaan, maar ik vind het zelf eerlijk gezegd wat vreemd. Het is duidelijker om dan gewoon altijd ik te gebruiken.

Meer weten?

In de training Zakelijk e-mailen komt deze kwestie natuurlijk ook aan de orde.