Als schrijver van een zakelijke tekst moet je je boodschap zo duidelijk mogelijk overbrengen. Een belangrijke tip om dat te doen is: gebruik een titel een tussenkopjes. Ja, ook in e-mails.
Een goede structuur is een van de belangrijke kenmerken van een goede tekst. Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om zelf te zorgen voor een goede structuur (zoals zorgen voor een goede voorbereiding), maar het is even belangrijk om je structuur zichtbaar te maken voor je lezer. Dat kun je doen met signaalwoorden, maar ook met een goede titel en tussenkopjes.
Een goede titel
Titels gebruik je vooral bij wat langere documenten, zoals notities en rapporten. Zorg er daarbij voor dat de titel voldoende informatie geeft over de inhoud van je stuk. Alleen Rapportage is te vaag. Vaak kun je goed je doel in de titel verwerken: Advies over de aanschaf van nieuw softwarepakket; Evaluatie eerste kwartaal 2020. Rapporten hebben meestal niet een heel ‘spannende’ titel. Wil je dat wel, dan kun je werken met een titel en ondertitel. De titel zelf maak je dan wat pakkender en in ondertitel vertel je duidelijk wat het onderwerp is.
Tussenkopjes
Zodra een tekst meer dan drie alinea’s heeft, adviseer ik om tussenkopjes te gebruiken. Een tussenkopje is niet langer dan ongeveer 5 woorden en legt kort uit waar het volgende deel van de tekst over gaat. Ook hierbij gaat duidelijkheid voor alles. Je wilt je lezer niet op het verkeerde been zetten, zoals in commerciële teksten wel gebeurt, maar juist helpen om je tekst goed te begrijpen of om bepaalde informatie snel (terug) te vinden. Het is niet altijd nodig om bij elke alinea een tussenkopje te zetten; zeker in langere teksten hebben vaak meerdere alinea’s hetzelfde deelonderwerp. Door tussenkopjes kun je die duidelijk groeperen.
Belangrijk is wel dat de tekst ook zonder tussenkopjes leesbaar moet zijn. Ik zie bijvoorbeeld wel dat de naam van een regeling als tussenkopje wordt gebruikt boven de tekst waarin die regeling wordt uitgelegd. Dat is natuurlijk prima, maar herhaal die naam dan ook in de eerste zin nog en begin die niet met ‘Deze regeling houdt in dat …’
Titel en tussenkopjes in e-mail
Ook in langere zakelijke mails kan het heel goed werken om een titel en tussenkopjes te gebruiken. Of nou ja, een titel. Dat is natuurlijk je onderwerpregel. Tussenkopjes kun je in de mail zelf goed gebruiken. In de bevestigingsmail die ik stuur als ik een training verstuur, gebruik ik bijvoorbeeld de tussenkopjes Data en locatie, Betaling en Lessen verzetten.
Meer weten?
Het gebruik van tussenkopjes komt aan de orde in de trainingen Efficiënt schrijven, Zakelijk e-mailen en natuurlijk in een Individuele schrijfcoaching.
