Veel mensen vinden het lastig om de juiste toon te treffen in hun stukken. Dat is ook wel lastig, want wat ‘de juiste toon’ is, verschilt per keer. Het ene stuk is veel formeler dan het andere. In deze schrijftip geef ik je wat zaken om in elk geval op te letten als je een prettige toon wilt hanteren.

U of jij?

Een van de eerste keuzes waar je in het Nederlands voor komt te staan, zeker bij het schrijven van e-mails, is de vraag: gebruik je u of je als je je lezer aanspreekt? Het antwoord hierop hangt van veel factoren af. Sommige organisaties hebben een duidelijke richtlijn. Dat is natuurlijk heel prettig (en verstandig: zo ben je eenduidig). Is die richtlijn er niet, dan zul je zelf een keuze moeten maken. Over het algemeen schept u wat meer afstand dan jij. Die afstand kan gewenst zijn, maar is dat natuurlijk niet altijd. Welke keuze je maakt, hangt af van zaken als de relatie die je met de lezer hebt, de branche waarin je werkt en het soort bericht dat je schrijft. Het is niet gezegd dat je altijd dezelfde keuze moet maken. Voor veel mensen zal er verschil zijn in het aanschrijven van cliënten en vakgenoten.

Formeel

Maar toon is natuurlijk meer dan alleen maar de keuze tussen u en jij. Je zult ook verder keuzes moeten maken, bijvoorbeeld in hoe formeel je schrijft. Nou ben ik sowieso geen voorstander van al te formeel schrijven, maar toch zit er verschil tussen een offerte naar een potentiële klant en een mailtje naar een vaste klant. In dat laatste geval zal mijn taalgebruik dichter bij spreektaal liggen.

Perspectief

Een belangrijk aspect aan de toon van een tekst is het perspectief. Vergelijk onderstaande drie zinnen maar eens met elkaar.

1. Deze plant moet twee keer in de week water krijgen.
2. Wij adviseren om deze plant twee keer in de week water te geven.
3. Je moet deze plant twee keer in de week water geven.

In zin 1 ligt het perspectief bij de plant, in zin 2 bij de schrijver en in zin 3 bij de lezer. De boodschap is hetzelfde, maar de toon is anders. Het effect op de lezer is ook anders. De meeste lezers voelen zich door zin 3 directer aangesproken dan door 1 en 2. Welke formulering het best past, hangt natuurlijk af van de verdere context.

Werkwoorden

Een laatste element dat ik nu wil noemen waarmee je de toon kunt variëren is het gebruik van werkwoorden. Ik geef opnieuw 3 voorbeelden:

1. Stuur het ingevulde formulier uiterlijk op 3 mei terug.
2. Wij verzoeken u het formulier uiterlijk op 3 mei terug te sturen.
3. Wilt u het ingevulde formulier uiterlijk op 3 mei terugsturen?

Hier wisselt niet alleen het perspectief, maar ook het gebruik van werkwoorden. Zin 1 heeft een gebiedende wijs, zin 2 is een mededeling en zin 3 een vraag. Het effect op de toon is groot, en daarmee ook het effect op de lezer.

Veel aspecten

Bij het kiezen van de juiste toon komt dus best veel kijken. Belangrijk is dat je goed weet wie je lezer is en wat het doel is van je tekst. Dat geeft je veel informatie over hoe formeel of informeel je kunt schrijven.

Meer weten?

Wil je meer weten over het treffen van de juiste toon? Dat komt aan de orde in de trainingen Zakelijk e-mailen, Efficiënt schrijven en natuurlijk in een Individuele schrijfcoaching.