Hoe vaak is vaak? En regelmatig? Wanneer is binnenkort? Dergelijke vragen zet ik bij vrijwel elk stuk waar ik feedback op geef. Dat doe ik omdat deze woorden te vaag zijn. Om een goede tekst te schrijven, is het belangrijk om concreet te formuleren. Daar help je je lezer namelijk enorm mee – en daarmee ook jezelf.
Helder schrijven
Een van de aspecten van een goede tekst is dat hij helder is. Dat wil zeggen dat je lezer goed begrijpt wat je bedoelt, en dat wat je zegt niet voor andere uitleg vatbaar is. Daarvoor is het belangrijk dat je zinsbouw overzichtelijk is, maar ook dat je concreet formuleert. Een tekst met veel vage woorden, is onduidelijker en geeft minder informatie.
Vage woorden
De vage woorden waar ik het over heb, hebben bijvoorbeeld betrekking op kansen, hoeveelheden, frequenties of periodes. Probeer die dus te vervangen door woorden die concreter zijn. Lees eerst onderstaande zinnen eens door.
- In dit rapport werken we een aantal scenario’s verder uit.
- Wij nemen binnenkort contact met u op om de verdere voortgang van het project te bespreken.
- Enkele deelnemers kwamen helaas te laat door vertraging met de trein.
- Het is belangrijk om regelmatig je wachtwoord te veranderen.
Concreet formuleren
In al deze zinnen staan vage begrippen. Onderzoekers van de universiteiten van Leiden en Groningen hebben onderzocht hoe mensen woorden die kansen uitdrukken (woorden als vaak, mogelijk, soms) interpreteren. Er bleken grote verschillen te zijn tussen mensen. Dat betekent dat er een grote kans is op miscommunicatie als je deze woorden gebruikt. Wees dus concreet en formuleer preciezer wat je bedoelt. Bovenstaande zinnen kun je ook als volgt formuleren.
- In dit rapport werken we vier scenario’s verder uit.
- Wij nemen over twee weken contact met u op om de verdere voortgang van het project te bespreken.
- Vijf deelnemers kwamen helaas te laat door vertraging met de trein.
- Het is belangrijk om regelmatig je wachtwoord te veranderen, bijvoorbeeld elk half jaar.
Door op die manier concreet te maken wat je bedoelt, wordt je tekst effectiever. De kans dat je je doel bereikt, is groter.
Meer weten?
In de trainingen Efficiënt schrijven en Zakelijk e-mailen behandel ik ook het belang van concreet formuleren.
