Als de belangrijkste boodschap eigenlijk in een bijlage zit, is de verleiding soms groot om een (vrijwel) leeg mailtje te versturen met alleen de bijlage. Maar erg beleefd of professioneel is dat niet.

Opbouw

Het doel van deze e-mail is informeren: je geeft de ander informatie over de documenten die je stuurt en vertelt wat diegene daarmee moet doen. De e-mail heeft vaak een inleiding, kern en slot, zoals alle langere teksten, maar in sommige gevallen is het voldoende als je maar één of twee zinnen schrijft. Let er altijd goed op dat je de beloofde bijlagen ook inderdaad toevoegt aan je mail.

Inleiding

In de inleiding vertel je waarom je de documenten verstuurt. Verwijs naar eerder contact dat je hebt gehad of afspraken die zijn gemaakt. Wees zo concreet mogelijk.

• Hartelijk dank voor je e-mail van 12 december. In de bijlage vind je het overzicht van onze diensten waar je om gevraagd hebt.
• Vorige week spraken wij elkaar over het schilderen van uw woning. Hierbij stuur ik u de offerte daarvoor.

Kern

In de kern van je mail vertel je wat de ander moet doen met de documenten. Bij een offerte bijvoorbeeld hoe lang die geldig is, en hoe je wilt horen of de klant akkoord is of niet – is een bevestigende mail voldoende, of wil je een ondertekend exemplaar terugkrijgen? Bij de notulen van een vergadering wil je laten weten wat de lezer kan doen met eventuele aanvullingen.

Slot

Een goede standaardzin om een begeleidende mail mee af te sluiten is Als u nog vragen hebt, kunt u mij bereiken via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Bij een offerte kun je ook nog toevoegen dat je hoopt op een goede samenwerking, of laten weten wanneer je zelf de offerte opvolgt.

Toon

De toon van zo’n mail is natuurlijk altijd beleefd en vriendelijk. Of je u of jij gebruikt, hangt vooral af van de relatie die je met de lezer hebt.

Meer weten?

Meer over dit onderwerp leer je in een training Zakelijk e-mailen of in een maatwerktraining.