Schrijftip: aanhef boven een zakelijke brief of mail

aanhef zakelijke mail

Schrijftip: aanhef boven een zakelijke brief of mail

In de zeven jaar dat ik docent was aan de Hogeschool van Amsterdam heb ik waarschijnlijk duizenden mailtjes gekregen van studenten. En die blijken vaak te worstelen met een goede aanhef boven een zakelijke mail. Soms zit die worsteling in mijn naam: hoe schrijf je die precies, waar moeten de hoofdletters, en welk deel van de naam gebruik je eigenlijk? Soms zit de moeilijkheid in hoe formeel of informeel een student mij wil aanspreken. Die kwesties staan overigens niet helemaal los van elkaar.

Formeel of informeel?

Ik begin met het laatste: hoe formeel of informeel wil je zijn? Dat hangt natuurlijk erg af van de situatie. Ken je degene aan wie je schrijft? Schrijf je namens jezelf of namens de organisatie waar je voor werkt? In de meeste gevallen is, zeker bij een eerste contact, Geachte nog steeds de aangewezen aanhef boven een zakelijke mail. Hierna volgt altijd de achternaam. Ken je elkaar, ben je collega’s (al dan niet bij dezelfde vestiging) of is het bedrijf erg informeel, dan is Beste een goede optie. Een aanhef als hoi past eigenlijk niet goed binnen een zakelijke context, als je elkaar goed kent – collega’s bijvoorbeeld.

Welke naam?

Na Geachte komt, als je die kent, altijd de achternaam van de ontvanger, gecombineerd met heer of mevrouw. Als je de naam van de ontvanger niet kent, kun je heer/mevrouw (of heer, mevrouw) gebruiken. Een paar voorbeelden:

  • Geachte heer Yildiz,
  • Geachte mevrouw Bekkers,
  • Geachte heer/mevrouw,

Lastiger is het als iemand twee achternamen heeft: de geboortenaam en de naam van de partner, met een streepje ertussen. Het is gebruikelijk om dan de eerste naam te gebruiken; bij een brief of mail naar mij zou Geachte mevrouw Van de Vooren dus de juiste vorm zijn (even terzijde: dat Van krijgt een hoofdletter omdat het het eerste deel van de naam is. Met voornaam erbij wordt het een kleine letter: Aleid van de Vooren-Fokma).

Als je begint met Beste past daar meestal beter een voornaam bij. Toch zien we ook wel dat mensen schrijven: Beste meneer Kuipers. Dat kan een goede aanhef zijn als je iemand niet kent, maar de situatie toch als redelijk informeel inschat.

Denk er in elk geval aan dat je, als je een achternaam gebruikt, niet ook een voornaam, voorletters of titels gebruikt. Zie de aanhef als een opgeschreven aanspreekvorm. Hoe vaak spreek je iemand aan met voor- en achternaam? Precies.

Combinatie

In sommige gevallen kun je een combinatie gebruiken: Geachte mevrouw Sanchez, beste Carmen. Dat kan bijvoorbeeld als je wilt overgaan naar een informelere vorm van communiceren. Deze aanhef wordt ook wel gebruikt bij interne sollicitaties. Solliciteren is immers een formele aangelegenheid, maar als je de persoon bij wie je solliciteert al kent, is de kans groot dat je elkaar normaal gesproken tutoyeert. Aan die tweeledigheid doe je recht met deze gecombineerde aanhef.

Brief of mail

Tot slot nog dit: maakt het uit of je een brief of e-mail schrijft? Nee, wat mij betreft niet. Een zakelijke brief is, zeker tegenwoordig, meestal formeler dan een mail, dus het is waarschijnlijk dat je met Geachte begint. Maar in reclamebrieven is dat misschien weer minder voor de hand liggend. En hoewel e-mail vaak informeler is, is dat niet per se een reden om met Beste te beginnen. Ook e-mail wordt voor heel formele situaties gebruikt.

Meer weten?

Wil je meer weten over wat er allemaal komt kijken bij zakelijk e-mailen? Volg dan de training Zakelijk e-mailen! Daarin hebben we het over veel meer dan alleen de aanhef.

Meer taal?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief van AV Taaltraining en ontvang maandelijks de beste taaltips en informatie over nieuwe trainingen direct in je mailbox.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.