Het blijft een heikel punt in trainingen over zakelijk e-mailen: welke aanhef gebruik je? De afgelopen jaren is hier veel ontwikkeling in geweest: Geachte is in heel korte tijd vrijwel verdwenen. Maar wat doe je dan nu?

Formeel of informeel?

Welke aanhef juist is, hangt nog steeds voor een groot deel af van hoe formeel of informeel je wilt zijn. Dat hangt van veel zaken af. Ken je degene aan wie je schrijft? Schrijf je namens jezelf of namens de organisatie waar je voor werkt? In welke branche werk je? Juristen gebruiken meestal nog Geachte als ze aan hun cliënten schrijven, maar in heel veel andere branches is dat nu ongebruikelijk. Je kunt dan heel goed beginnen met Beste. In informelere situaties, bij mensen die je goed kent, zoals collega’s, kun je ook beginnen met Hoi of een variant daarop.

Welke naam?

Na Geachte komt, als je die kent, altijd de achternaam van de ontvanger, gecombineerd met heer of mevrouw. Als je de naam van de ontvanger niet kent, kun je heer/mevrouw (of heer, mevrouw) gebruiken. Een paar voorbeelden:

• Geachte heer Yildiz,
• Geachte mevrouw Bekkers,
• Geachte heer/mevrouw,

Lastiger is het als iemand twee achternamen heeft: de geboortenaam en de naam van de partner, met een streepje ertussen. Het is gebruikelijk om dan de eerste naam te gebruiken; bij een brief of mail naar mij zou Geachte mevrouw Van de Vooren dus de juiste vorm zijn (even terzijde: dat Van krijgt een hoofdletter omdat het het eerste deel van de naam is. Met voornaam erbij wordt het een kleine letter: Aleid van de Vooren-Fokma).

Na Beste komt in een formele situatie meneer of mevrouw en de achternaam. Ken je elkaar beter, dan kun je natuurlijk ook de voornaam gebruiken. En sommige mensen kiezen voor Beste [voornaam achternaam]. Dat kan in allerlei situaties; het is bijvoorbeeld handig als je niet zeker weet of je lezer man, vrouw of non-binair is.

In een aanhef gebruik je geen titels of voorletters, maar alleen de volledige voornaam en/of achternaam.

Combinatie

In sommige gevallen kun je een combinatie gebruiken: Geachte mevrouw Sanchez, beste Carmen. Dat kan bijvoorbeeld als je wilt overgaan naar een informelere vorm van communiceren. Deze aanhef wordt ook wel gebruikt bij interne sollicitaties. Solliciteren is immers een formele aangelegenheid, maar als je de persoon bij wie je solliciteert al kent, is de kans groot dat je elkaar normaal gesproken tutoyeert. Aan die tweeledigheid doe je recht met deze gecombineerde aanhef.

Brief of mail

Tot slot nog dit: maakt het uit of je een brief of e-mail schrijft? Nee, wat mij betreft niet. Een zakelijke brief is, zeker tegenwoordig, meestal formeler dan een mail, dus het is waarschijnlijk dat je met Geachte begint. Maar in reclamebrieven is dat misschien weer minder voor de hand liggend. En hoewel e-mail vaak informeler is, is dat niet per se een reden om met Beste te beginnen. Ook e-mail wordt voor heel formele situaties gebruikt.

Meer weten?

Wil je meer weten over wat er allemaal komt kijken bij zakelijk e-mailen? Volg dan de training Zakelijk e-mailen! Daarin hebben we het over veel meer dan alleen de aanhef.