Vakantie! Je rondt de laatste zaken af, draagt een dossier over aan je collega, en zet dan nog gauw even je out-of-officereply aan. Maar hoe schrijf je een goed afwezigheidsbericht? Ik geef je 6 tips voor je out-of-officereply.

Onderwerpregel

Meestal geeft je e-mailprogramma zelf als onderwerpregel iets als autoreply: met de titel van de mail die je hebt gekregen. In sommige programma’s kun je zelf een onderwerpregel instellen. Als je daar gebruik van maakt, stel dan een korte en duidelijke onderwerpregel in. Je kunt bijvoorbeeld de datum noemen waarop je je mail weer ziet.

Aanhef

Geef je bericht een aanhef die past bij het merendeel van de mensen van wie je mail ontvangt. Hou er daarbij rekening mee dat de toon past bij jou en je bedrijf. Beste lezer is vaak een goede optie, maar als je in een conservatievere branche werkt, past Geachte lezer misschien beter. En in andere gevallen is Hoi misschien de beste optie. Denk er in elk geval even over na.

Inhoud van je bericht

Verwoord je bericht lezergericht. Begin met bedanken voor de mail, en geef daarna de informatie die je lezer nodig heeft. Je lezer wil waarschijnlijk graag weten wanneer je weer beschikbaar bent, en wat hij of zij kan doen met een heel dringende vraag. Is er bijvoorbeeld een collega die (een deel van) jouw taken overneemt? Of is veel informatie ook op de website te vinden? Dan kun je daarnaartoe verwijzen.

Ondertekening

Controleer even of je e-mailprogramma je handtekening toevoegt aan je out-of-officereply. Er moet natuurlijk een groet onderstaan, maar het staat slordig als er twee onder komen te staan. Bovendien wil je misschien je standaard Met vriendelijke groet voor de gelegenheid aanpassen in iets als Met zomerse groet.

Instellingen

Nog twee laatste tips voor je out-of-officreply:

• Soms is het mogelijk om aparte berichten in te stellen voor e-mails van collega’s (die uit hetzelfde domein komen) en contacten van buitenaf. Dat kan handig zijn.
• Je kunt meestal instellen na hoeveel dagen een bepaald adres je out-of-officereply weer krijgt. Als iemand je vaker mailt, is het misschien niet nodig dat hij of zij elke keer dat automatische antwoord krijgt.

Meer weten?

Wil je meer leren over het schrijven van zakelijke mails? Boek dan een training Zakelijk e-mailen.